Cases uit de praktijk

Hieronder vind je een selectie van projecten die wij hebben begeleid. Per case laten we zien wat de uitgangssituatie was, welke keuzes zijn gemaakt en welk resultaat dat heeft opgeleverd. Duidelijk, praktisch en gericht op impact.

BAS World

Eerst duidelijkheid. Toen pas keuzes.

Klantcase BAS World

BAS World stond voor een complexe keuze rond klantcontact en bereikbaarheid. HvR Consultancy bracht eerst structuur en overzicht, vóórdat de markt werd benaderd. Ontdek waarom die volgorde het verschil maakte.

Plan een kennismaking

Idverde

Eerst structuur. Toen pas de markt.

Klantcase Idverde

Idverde stond voor een organisatiebrede keuze rond cloud telefonie. HvR Consultancy bracht eerst structuur in eisen, scope en verwachtingen. Pas daarna werd de markt objectief benaderd.

Plan een kennismaking

Landelijkse foodorganisatie

Continuïteit borgen door inzicht in dienstverlening en ketenafhankelijkheden.

Klantcase landelijke foodorganisatie

Een landelijke foodorganisatie met meer dan 20 locaties werkte met meerdere IT-, telecom- en connectiviteitspartners. Tijdens een gesprek ontstond twijfel of de interne dienstverlening richting medewerkers nog voldoende geborgd was binnen de bestaande contracten.

Plan een kennismaking

Pharmatool

Klantcase Pharmatool

Plan een kennismaking

Digidact

Lagere kosten en betere service, zonder leverancierswissel.

Klantcase Digidact

Digidact stond voor de verlenging van de mobiele abonnementen binnen een omvangrijke mobiele omgeving. Er lagen al meerdere offertes, maar het ontbrak aan inzicht in welk voorstel op de langere termijn het meest passend was

Plan een kennismaking

Samenwerking Kempengemeente

Eerst regie. Toen pas de aanbesteding.

Klantcase Samenwerking Kempengemeenten

De Samenwerking Kempengemeenten stond voor een complexe Europese aanbesteding. HvR Consultancy nam de projectleiding en bracht structuur via marktconsultatie en functionele uitvraag. Zo ontstond draagvlak en een zorgvuldig aanbestedingsproces.

Plan een kennismaking

Projecten

Klantcase Samenwerking Kempengemeenten

De aanleiding
De bestaande telefonieomgeving (Avaya via Vodafone) liep richting het einde van de contractuele looptijd en mocht vanuit wet- en regelgeving niet worden verlengd. Tegelijkertijd speelden meerdere ontwikkelingen:

De overgang naar cloudgebaseerde communicatie
De wens om UCaaS en CCaaS integraal te organiseren
Strengere eisen op het gebied van security, compliance en AVG
Uiteenlopende behoeften per deelnemende organisatie

De centrale vraag was niet alleen wat er moest worden aanbesteed, maar vooral:
hoe organiseren we dit zorgvuldig, transparant en beheersbaar voor alle deelnemers?

De rol van HvR Consultancy: projectleiding en regie
HvR Consultancy is aangesteld als projectleider van het aanbestedingstraject en verantwoordelijk voor de regie op proces, inhoud en besluitvorming. Daarbij is bewust gekozen voor een gefaseerde aanpak, waarin voorbereiding en draagvlak centraal stonden.

Het resultaat
De gekozen aanpak leidde tot:

een zorgvuldig en beheersbaar aanbestedingstraject
eisen en wensen die door de markt herkenbaar en toetsbaar waren
vergelijkbare inschrijvingen op basis van functionaliteit
draagvlak bij alle deelnemende gemeenten en organisaties

Belangrijker nog: de Samenwerking Kempengemeenten hield regie over het proces en de keuzes, van marktverkenning tot aanbesteding.

Klantcase BAS World

De uitdaging: grip op klantcontact en telefonie

Hoewel de bedrijfsonderdelen sterk verschillen, delen zij één gemeenschappelijke factor: klantcontact is bedrijfskritisch. Tegelijkertijd was de bestaande telefonieomgeving gebaseerd op een Cisco Call Manager-oplossing die end-of-life was verklaard.

Dat bracht risico’s met zich mee op meerdere niveaus:

continuïteit van bereikbaarheid
afhankelijkheid van schaarse technische kennis
versnippering van communicatiekanalen
beperkt inzicht in klantinteracties en prestaties

De centrale vraag voor BAS World was daarom niet: “Welke oplossing kiezen we?”
maar: “Hoe organiseren we klantcontact toekomstbestendig, over alle entiteiten heen?”

De aanpak van HvR Consultancy
HvR Consultancy is als onafhankelijk adviseur gestart bij de kern: organisatie, processen en gedrag. Niet vanuit techniek, maar vanuit de business.

Het resultaat: toekomstbestendig klantcontact
Dankzij deze aanpak beschikt BAS World nu over:

strategische grip op klantcontact en bereikbaarheid
inzicht in risico’s, kosten en consequenties
een onderbouwd afwegingskader voor UCaaS-keuzes
rust en overzicht binnen een complexe, internationale organisatie

Besluiten worden genomen op basis van inhoud en organisatiebelang, niet op basis van techniek of leveranciersdruk.

Klantcase Digidact

Aanleiding
Digidact stond voor de verlenging van de mobiele abonnementen binnen een omvangrijke mobiele omgeving. Er lagen al meerdere offertes, maar het ontbrak aan inzicht in welk voorstel op de langere termijn het meest passend was — niet alleen qua kosten, maar ook qua voorwaarden, flexibiliteit en service.

De vraag was nadrukkelijk niet: welke aanbieding is het goedkoopst, maar: welke keuze past het beste bij het gebruik en de toekomst van de organisatie.

Aanpak
HvR Consultancy heeft een onafhankelijke analyse uitgevoerd op basis van historische gebruiksdata en toekomstige verwachtingen. Daarbij is gekeken naar het meest ideale mobiele abonnementsprofiel, met aandacht voor:

toekomstige abonnementskosten
contractuele voorwaarden en flexibiliteit
indirecte kosten en risico’s
servicevoorwaarden en feitelijke servicebehoefte

Deze analyse bracht scherp in beeld waar optimalisatie mogelijk was, zonder automatisch uit te gaan van een leveranciers- of netwerkwissel.

Rol van HvR
Op basis van de analyse en de wens van Digidact om niet per se te wisselen van leverancier of mobiel netwerk, heb ik het gesprek met de bestaande leverancier inhoudelijk begeleid. De offerte is verder geoptimaliseerd, waarbij het totale contractuele en operationele beeld leidend was, niet alleen de prijs per abonnement.

Resultaat

Aantoonbare kostenbesparing op mobiele abonnementen
Betere contractuele voorwaarden en meer flexibiliteit
Een hogere servicegraad, passend bij het daadwerkelijke gebruik

Waarom dit werkte
Door mobiele telecom als inkoop- en contractvraagstuk te benaderen en niet als standaardproduct, ontstond ruimte voor betere afspraken. De combinatie van data-analyse, contractkennis en onafhankelijk advies gaf Digidact grip op kosten én dienstverlening.

Klantcase Idverde

De aanleiding
De bestaande VoIP-telefonieoplossing liep richting het einde van het contract. Tegelijkertijd was de telefonieomgeving in de loop der jaren uitgebreid met:

meerdere callcenters en belgroepen
dag- en nachtstanden
uiteenlopende gebruikersprofielen
geen vaste-mobiele integratie

Hoewel de omgeving functioneerde, ontstond de behoefte aan:

meer samenhang
voorspelbare kosten
toekomstbestendigheid
een oplossing die organisatiebreed gedragen wordt

De centrale vraag was nadrukkelijk niet:
“Welke leverancier kiezen we?”
maar: “Wat hebben wij als organisatie écht nodig?”

De rol van HvR Consultancy
HvR Consultancy is gevraagd om onafhankelijk structuur aan te brengen in het traject en de marktuitvraag te begeleiden. Niet als leverancier, maar als regisseur van het proces.

Het resultaat
De aanpak resulteerde in:

een helder en goed onderbouwd besliskader
vergelijkbare en toetsbare inschrijvingen
transparantie in prijs, dienstverlening en oplossing
grip op risico’s, kosten en verwachtingen

Belangrijker nog: idverde kon een keuze maken op basis van eigen uitgangspunten, niet op basis van aannames of leveranciersdruk.

Klantcase Landelijkse foodorganisatie

Aanleiding
Een landelijke foodorganisatie met meer dan 20 locaties werkte met meerdere IT-, telecom- en connectiviteitspartners. Tijdens een gesprek ontstond twijfel of de interne dienstverlening richting medewerkers nog voldoende geborgd was binnen de bestaande contracten.

De kernvraag was nadrukkelijk niet of individuele leveranciers presteerden, maar:
sluit de feitelijke dienstverlening richting de organisatie nog aan op de huidige afhankelijkheden van IT en telecom?

Aanpak
HvR Consultancy heeft een onafhankelijke ketenanalyse uitgevoerd, uitgaande van de gewenste dienstverlening richting de interne organisatie.

De analyse richtte zich op:

Wat medewerkers en afdelingen minimaal moesten kunnen verwachten van IT- en telecomdiensten.
Vereiste beschikbaarheid en continuïteit per dienst
Onderlinge afhankelijkheden tussen leveranciers:
- Telecomapplicatie ↔ IT-infrastructuur
- IT-infrastructuur ↔ connectiviteitspartner
- Telecomapplicatie ↔ connectiviteit
- Risico’s op overdrachtsmomenten tussen leveranciers
- Benodigde SLA’s en KPI’s, afgeleid van de dienstverlening en niet van contractstructuren
- Financiële impact en contractuele borging binnen de lopende overeenkomsten

Rol van HvR Consultancy
HvR Consultancy trad op als onafhankelijk adviseur en ketenregisseur.
Ik bracht samenhang aan tussen dienstverlening, leveranciers en contracten en vertaalde operationele afhankelijkheden naar bestuurlijke keuzes, zonder voorkeur voor oplossingen of leveranciers.

Resultaat

Heldere definitie van de interne dienstverlening die geborgd moet zijn
Inzicht in hoe IT-, telecom- en connectiviteitsdiensten gezamenlijk deze dienstverlening ondersteunen
Duidelijkheid waar:
- Dienstverlening niet één-op-één was gekoppeld aan contractuele afspraken
- Risico’s niet expliciet waren belegd
Inrichting van structureel strategisch overleg:
- 3× per jaar gezamenlijke sessies met alle ketenpartners
- Focus op prestaties, risico’s en ketenverantwoordelijkheid
Ontwikkeling van een ketenbreed dashboard met:
- Inzicht in SLA- en KPI-prestaties
- Actuele status van lopende tickets, end-to-end over alle leveranciers
- Eén gedeeld beeld voor IT, management en leveranciers
Objectieve basis voor besluitvorming over:
- Aanscherping van SLA’s en KPI’s
- Herverdeling van verantwoordelijkheden
- Borging van continuïteit richting de interne organisatie

Waarom dit werkte
Door eerst de dienstverlening richting de organisatie te definiëren en deze vervolgens te verbinden aan ketenafhankelijkheden, governance en transparante rapportage, werd continuïteit niet alleen inzichtelijk maar ook structureel bestuurbaar.
Niet incidentgedreven, maar op basis van feiten en gezamenlijke verantwoordelijkheid.

Kennismaken?

Wil je weten waar jouw organisatie nu staat? Plan vrijblijvend een verkenningsgesprek van 20 minuten. Geen verkooppraat, maar een eerlijk gesprek over waar je nu staat en waar je beter kunt worden.

Cases uit de praktijk